Nelle ultime settimane si è iniziato a parlare sempre più spesso dell’obbligo di emettere fattura elettronica tra aziende (B2B), quindi anche Hotel e strutture ricettive dovranno rispettare questo obbligo.Ma in cosa consiste di preciso?
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La legge sulla fatturazione elettronica che entrerà in vigore dal 1° gennaio 2019 è un sistema che coinvolge diversi attori per gestire gli scambi commerciali B2B tra imprese e professionisti.
Questo processo graduale che vedrà abbandonare i classici carta e penna o documenti Excel porterà a rivoluzionare il mondo della fatturazione: infatti il nuovo processo prevede la generazione file XML, che dovranno essere firmati digitalmente, saranno inviati al SDI e dovranno essere conservati digitalmente.

ATTENZIONE: non stiamo parlano di un semplice file che va allegato ad una classica email, ma stiamo parlando di fatture emesse utilizzando un linguaggio standard (XML), firmate digitalmente e conservate a fini fiscali solo in digitale.

COS’È E COME FUNZIONA LA FATTURA ELETTRONICA?

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che consente di abbandonare il supporto cartaceo con tutti i conseguenti costi di stampa, spedizione e conservazione.

Il formato con cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

COME COMPILARE UNA FATTURA ELETTRONICA IN HOTEL

Le caratteristiche tecniche di una fattura elettronica vengono regolamentate da appositi standard, per questo l’utilizzo di un software dedicato come Slope permette di semplificare e azzerare la possibilità d’errore nel momento in cui vengono emesse le fatture.

Come già detto, l’albergatore dovrà emettere la fattura in formato XML, firmarla digitalmente, inviarla e controllare lo stato del messaggio.

Per effettuare queste operazioni è indispensabile avere un software gestionale (PMS) che sia in grado di:

  • Generare una fattura elettronica in XML, rispettando la normativa;
  • Far firmare digitalmente la fattura elettronica;
  • Inviarla al SDI(sistema di interscambio);
  • Riceve le conferme di ricezione/accettazione in modo semplice e automatico.
  • Conservare a norma le fatture.

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE ELETTRONICHE

Un aspetto da non sottovalutare è quello relativamente alla conservazione a norma delle fatture.

Non vi è alcuna differenza per un’impresa con partita IVA se si ricevono o si inviano fatture elettroniche, è comunque obbligatorio la conservazione sostitutiva per il tempo legale di 10 anni.

Conservare le fatture elettroniche non vuol dire archiviarle su servizi di hosting come Drive o simili. Conservarle vuol dire immagazzinarle in un sistema informatico che dia loro valore legale nel tempo.
Proprio per questo motivo evitate caldamente “soluzioni fatte in casa” che vi porterebbero a ricevere sanzioni salatissime.

La conservazione sostitutiva ha inoltre diversi vantaggi, tra questi elimina il rischio che le fatture vadano perse o distrutte ed abbatte i tempi per la ricerca e la consultazione delle stesse.

 

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